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Mit Ablenkungen umgehen
Nur noch kurz die Mails checken …

Von Eva Fiene am 31.07.2017 - 09:48 Uhr

Foto: depositphotos.com / ryanking999
Mit Ablenkungen umgehen: Geschäftsfrau hält Handy in der einen Hand, hält sich mit der anderen ein Schild mit einem traurigem Gesicht vor ihr eigenes Gesicht.

Eben mal schauen, was auf Facebook los ist oder fünf Minuten mit dem Kollegen ein Schwätzchen halten. Ablenkungen gibt es viele im Büro. Wussten Sie, dass es nach einer Unterbrechung bis zu 23 Minuten dauern kann, bis Sie an Ihrer ursprünglichen Aufgabe weiterarbeiten? Ablenkungen erzeugen neue Ablenkungen. So begegnen Sie ihnen effektiv.

Richtig umgehen mit Ablenkungen: Zwei generelle Strategien

Versuchen es mal mit der "Stillen Stunde": Machen Sie es sich zum Ziel, jeden Tag zu einem festgelegten Termin 60 Minuten ohne Ablenkung zu arbeiten. Kapseln Sie sich regelrecht von Ihrer Umwelt ab: Stellen Sie Ihr Telefon und Handy aus, hängen Sie ein "Bitte nicht stören"-Schild an Ihre Bürotür, rufen Sie keine Mails ab. Sie werden sehen: Eine Stunde konzentriertes Arbeiten wird Ihre Zufriedenheit und die Qualität Ihrer Arbeit steigern.

Natürlich brauchen Sie für die "Stille Stunde" Selbstdisziplin. Wer dazu neigt, sich gerne ablenken zu lassen, wird weniger große Effekte erzielen. Auch der Vorgesetzte und die Kollegen müssen mitspielen, damit ihnen klar ist, warum Sie gerade nicht erreichbar sind.

Versuchen Sie den Kontext zu ändern. Ein konkretes Beispiel dazu: Steht eine Schale mit Süßigkeiten auf Ihrem Tisch, essen Sie doppelt so viel, als wenn sie beispielsweise vier Meter weiter auf einem Sideboard steht und Sie erst aufstehen müssen. Ist für uns etwas nicht direkt erreichbar, werden wir es nicht so oft nutzen. Dieses Muster lässt sich auch auf einige Ablenkungen übertragen: Ist etwa das Handy nicht direkt bei der Hand, sind Sie vielleicht nicht mehr versucht, alle fünf Minuten Facebook, Instagram & Co. zu checken.

Konkrete Störungen: Kollegen und Meetings

Manchmal geht es in Ihrem Büro zu wie in einem Taubenschlag: Der eine Kollege fragt kurz nach, wie das Wochenende war, der andere will eine Rückmeldung zu seiner E-Mail, eine Kollegin braucht schnell Ihre Hilfe bei einer Auswertung. An sich ist daran nichts Schlimmes. Aber besonders wenn Sie gerade an wichtigen Projekten arbeiten, sind solche Unterbrechungen extrem störend. Unsere Tipps:

  • Schließen Sie Ihre Tür. Wenn Sie wirklich nicht unterbrochen werden möchten, hilft tatsächlich ein "Bitte nicht stören"-Schild.
  • Setzen Sie Grenzen. Sagen Sie Ihrem Kollegen, dass Sie sich gerne mit ihm unterhalten würden, gerade aber an einem wichtigen Projekt arbeiten und beispielsweise in der Mittagspause mit ihm sprechen werden. So stoßen Sie niemanden vor den Kopf.
  • Arbeiten Sie in einem Großraumbüro? Hier sind vielleicht Ohrstöpsel oder Noise-Cancelling-Kopfhörer mit etwas Musik die Lösung, die Gespräche Ihrer Kollegen "auszuschalten".
  • Suchen Sie sich ein ruhiges Plätzchen. Haben Sie eine Kollegin, die viel telefonieren muss? Ziehen Sie für mein paar Stunden um: An einem anderem, möglichst stillen Ort geht die Arbeit leichter von der Hand.

Meetings sind ebenfalls ein Faktor, der Sie in Ihrer Produktivität stören kann. Unsere Tipps:

  • Lange Meetings. Wissen Sie bereits, dass ein Meeting dauern wird, versuchen Sie es durch proaktive Maßnahmen effektiv zu gestalten und so eventuell zu verkürzen: Hat das Meeting eine Agenda oder einen Verantwortlichen? Wenn nicht, übernehmen Sie diese Aufgabe.
  • Planen Sie Meetings im Block. Nichts ist nervender, als 30 Minuten Pause zwischen verschiedenen Besprechungen, denn hier können Sie kaum sinnvolle Aufgaben erledigen. Wenn Sie darauf Einfluss haben, versuchen Sie Meetings nacheinander in einem Block zu planen und legen Sie sie an den Anfang oder das Ende des Arbeitstages.

Technische Ablenkungen: Mails, Anrufe & Social Media

Das Handy liegt immer bereit, bei jeder E-Mail ertönt ein akustisches Signal, und – sind wir mal ehrlich – im Internet zu surfen ist ebenfalls eine ständige Versuchung. Hier unsere Tipps:

E-Mail:

  • E-Mail-Empfang ohne Signal. Stellen Sie den akustischen und optischen Alarm Ihres E-Mail-Programms ab.
  • E-Mail-Bearbeitung im Block. Bearbeiten Sie Ihre Mails zu festgelegten Zeiten, z. B. zu Beginn und am Ende Ihres Arbeitstages, und nicht dann, wenn Sie ankommen.

Telefon & Handy:

  • Geschäftliche Anrufe. Arbeiten Sie an wichtigen Projekten, schalten Sie Ihr Telefon stumm oder auf "Bitte nicht stören". Ausnahme: Ein Anruf von einem wichtigen Kunden, hier sollten Sie auch drangehen.
  • Private Anrufe: Sagen Sie Ihrer Familie und Ihren Freunden, dass Sie sie nur auf dem Handy anrufen sollen. Möchten Sie nicht gestört werden, schalten Sie Ihr persönliches Handy auf lautlos und rufen Sie zurück, wenn es bei Ihnen passt. Am besten ist es, wenn Sie Ihr Handy an einen für Sie nicht so leicht erreichbaren Platz legen, dann ist die Versuchung nicht mehr so groß.
  • Textnachrichten: Natürlich möchten wir schnell auf jede SMS oder WhatsApp-Nachricht antworten, aber das kann Sie ebenfalls in Ihrer Produktivität stören. Antworten Sie nur, wenn Sie wirklich Zeit haben. Hier hilft dabei auch wieder, wenn das Handy nicht direkt auf Ihrem Schreibtisch liegt, so kommen Sie gar nicht in das Versuchung direkt zu antworten.

Social Media:

  • Speichern Sie Ihre Passwörter nicht. So machen Sie es sich schwer, sich schnell einzuloggen.
  • Blockieren Sie bestimmte Seiten. Installieren Sie Plugins, die sie daran hindern bestimmte Webseiten zu besuchen, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben, wie z. B. für Chrome StayFocusd, Nanny oder bei Firefox LeechBlock oder BlockSite Plus. Browser unabhängig sind beispielsweise ColdTurkey (Windows) und Anti-Social (Mac OS X).
  • Installieren Sie Vollbildschirm-Schreibprogramme. Wenn Sie viel schreiben, helfen Ihnen Programme, wie Ommwriter, WriteMonkey oder JDarkRoom, sich vollkommen aufs Texten zu konzentrieren. Sie blenden alles aus, was nicht unbedingt zum Schreibprozess gehört, Benachrichtigungen werden nicht durchgelassen und Systemsounds ausgeschaltet. Die Schreibprogramme selbst laufen im Vollbildschirm-Modus.
  • Pflegen Sie echte soziale Verbindungen. Anstatt die neusten Meldungen auf Facebook zu checken, erstellen Sie eine Liste, was Sie vormittags erledigen wollen. Treffen Sie sich am Mittag dann mit einem Freund zum Essen!
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